Varför och hur man organiserar virtuella evenemang i WordPress

Med världsomspännande restriktioner för människors sammankomster har evenemangsplanerare gjort ansträngningar för att flytta sina möten, sociala möten och lektioner till internet. Stora onlinemötesplattformar från Google, Microsoft och Zoom har svarat med en våg av nya funktioner och prissänkningar för att vinna dessa nya kunder, även om de har olika fokus.

Google Meet kör Googles Gmail, Microsoft Teams har blivit affärsalternativet, medan Zoom har antagits av nästan alla. Men du behöver inte bara använda en tjänst från tredje part - du har också möjlighet att använda din egen webbplats.

den Wordpress plugins evenemangskalender har börjat tillgodose denna nya nisch. Först kommer vi att karakterisera några av de unika utmaningarna med att flytta evenemang till internet, och sedan dyka djupt ner i fyra fantastiska alternativ som du kan använda för att hålla dina evenemang på webben.

Men tidigare, om du aldrig har installerat WordPress-upptäckt Hur man installerar en Wordpress-blogg 7 steg et Hur man hittar, installera och aktivera en Wordpress tema på din blogg.

Sedan, tillbaka till varför vi är här.

Utmaningar med internetevenemang

Händelser presenterar en uppsättning utmaningar. Men när du planerar och hanterar ett online-evenemang är det några som du vill tänka på.

Tidszon

När du planerar ett evenemang på en fysisk plats är tiden alltid lokal. Konserten börjar kl 20 i Seattle vart du än är i världen.

Saker blir mer komplicerade online. Ett Zoom-möte kan vara i New York City, men deltagare i London och Hong Kong behöver veta när de ska gå med. Ännu värre, din evenemangsplanerare kan vara i Nya Zeeland och planera evenemang i Buenos Aires för deltagare i Kapstaden. Varje online-evenemangskalender bör ta upp tidszonsområdet.

Var är länken?

Alla mötesplattformar online fungerar genom att skapa en länk som ska skickas till mötesdeltagarna. De klickar på länken för att gå med henne. Det är alltid inte alla som får det, länken kan ha ändrats i sista minuten eller så kan inbjudan begravas i din skräppostlåda.

Zooms säkerhetsproblem har lärt arrangörerna att vara försiktiga med band. De måste levereras på ett säkert och tillförlitligt sätt till endast bekräftade deltagare.

Mixa och matcha

Vissa evenemang är rent online. Vissa är ansikte mot ansikte. Vissa är hybridhändelser där människor kan delta i en ansikte mot ansikte-klass eller ansluta online. Ytterligare andra händelser kan vara ansikte mot ansikte, men med en online-liveström.

Se även: 8 Bästa konkurrenskraftiga forskningsverktyg för marknadsföringsfördelar

En händelsekalender bör sömlöst kombinera dessa scenarier så att registreringsflödena matchar användningsfallet. Till exempel bör deltagare ansikte mot ansikte inte få en inbjudningslänk och online-deltagare ska inte få skannbara biljetter.

den meilleurs WordPress-händelsekalender-plugins

Här är fyra händelsekalendrar som är inriktade på funktioner för att ta itu med dessa punkter. Vi har provat alla funktioner och verifierat att de är redo för din ansökan.

EventAgent.ai

Nyligen släppt och helt infödd, EventAgent.ai erbjuder den bästa övergripande upplevelsen bland dessa kalendrar. Även om dess utmärkande funktion är datadriven AI-marknadsföring för automatiserad händelsekampanj, erbjuder den också flera avancerade och hybridfunktioner för onlineevenemang.

EventAgent.ai-kalendern upptäcker besökarens tidszon och flyttar onlinehändelser till lokal tid. Dessa händelser är tydligt markerade ur alla synvinklar. Händelser som kräver fysisk närvaro visas i platsens tidszon.

Detta minimerar planeringsfel. En New Yorker som besöker Seattle vet hur man dyker upp på yogaklubben klockan 7. Om han stannar hemma klockan 11

Vad är WordPress Customizer? Och hur man använder det?

Zoom rekommenderade säkerhetsprotokoll är att implementera ett Zoom väntrum. Detta är en virtuell lobby där Zooms värd personligen kontrollerar deltagare vid ankomsten. Det är mycket besvärligt för värdar eller tjänsteleverantörer som behöver en extra receptionist i lobbyn för att kontrollera deltagarna när de går in i lobbyn.

Läs också vår artikel om 10 WordPress-plugins för att lägga till en miniräknare på din webbplats

EventAgent.ai erbjuder noggrann kontroll vid tidpunkten för registreringen, så att det inte blir en flaskhals. En händelse kan ställas in på Moderate, vilket fördröjer bekräftelsen tills arrangören godkänner deltagaren.

EventAgent.ai tillhandahåller en komplett uppsättning modereringsverktyg, inklusive personliga svar på registreringsformuläret, anteckningar om deltagaren och deras tidigare närvaropost, vilket också är användbart för att kontrollera klassförutsättningar.

EventAgent.ai hanterar ankomstinstruktioner olika mellan ansikte mot ansikte och online-evenemang. Deltagare ansikte mot ansikte får ett e-postmeddelande med kör- och ankomstinstruktioner 24 timmar före avgångstiden. Online ändrar värdar ofta webbadressen till inbjudan några timmar innan evenemanget och deltagarna anländer till sina datorer 5 minuter för tidigt.

Onlinedeltagare får inte en körpåminnelse, men länken kommer till sina inkorgar 30 minuter före avgångstiden. Detta underlättar närvaro.

EventAgent.ai skräddarsyr registreringsupplevelsen till typen av händelse. Deltagare i ansikte mot ansikte har digitala biljetter skanningsbara på telefoner de presenterar vid dörren, medan deltagare online checkas in automatiskt när de går med i Zoom-mötet.

PayPal vs Stripe: Vad är den bästa betalningsportalen för WordPress?

Slutligen tillhandahåller EventAgent.ai sann tvåvägssynkronisering med Zoom. Ändra tiden för en händelse och de tillhörande Zoom-mötesuppdateringarna uppdateras automatiskt. Om inbjudningslänken ändras skickas den nya länken automatiskt till deltagarna. Om mötet av misstag raderas i Zoom kommer EventAgent.ai att hämta det om händelsen går som planerat.

Ladda ner | demo | webbhotell

Händelsekalender

Evenemangskalendern är Wordpress plugin mest installerade evenemanget och är ett flerårigt föremål på topp 10-listorna. Den stöds av en imponerande katalog med tillägg som gör den mycket flexibel.

Event Calendar: Virtual Events är en nyligen släppt modul för att organisera evenemang online. När den är installerad lägger den till följande avsnitt till händelseseditorn.

Virtuella händelser kan ansluta till ett Zoom-konto som gör det möjligt för dem att skapa Zoom-länkar från evenemangsredigeraren. När du sparar den här händelsen skapas ett motsvarande möte i ditt Zoom-konto. De flesta andra alternativ avser var du kan visa zoomlänken. Att lägga till länken i RSVP-e-postmeddelanden säkerställer att endast registrerade personer får länken.

Upptäck också vår 5 WordPress plugins för att skapa en katalog på WordPress

Detta är dock inte sant tvåvägssynkronisering. Att ändra händelsetiden återspeglas inte i Zoom-mötet, till exempel lämnar den nya tiden utan zoomlänk. Att ta bort Zoom-mötet tar inte bort Zoom-länken från evenemanget, så människor kommer att få en död länk. Det är lite mer än en bekväm kopia och klistra in länken.

Se även vår guide om Hur man har en avancerad användare kontroll på Wordpress

Händelsekalendern har bra stöd för tidszoner. Du kan ställa in tidszoner per händelse och visa tidszonen för deltagare. De behöver dock fortfarande beräkna händelsetider manuellt baserat på deras lokala tidszon.

Ladda ner | demo | webbhotell

Modern evenemangskalender

Modern Event Calendar är ett annat topp freemium-plugin. Han fokuserar på bokning onlineevenemang lätt att hitta av sökmotorer.

Google släppte en nytt system för online- och flyttade onlineevenemang som leder besökare till en länk. Om du är starkt beroende av SEO för att hitta deltagare till dina evenemang är detta en värdefull uppgradering.

Det tillåter också att händelser visas vid lokal tid för dina webbplatsbesökare. Det är precis vad deltagare online behöver se. Detta är emellertid inte rätt tillvägagångssätt för personliga händelser. En New Yorker som besöker Seattle kommer att dyka upp på vår konsert från 20 till 23, för det är dags i deras kalender.

Ladda ner | demo | webbhotell

Bookly

Bookly är en annan Wordpress plugin evenemangshanteringsprogramvara skräddarsydd för det specifika användningsfallet för personer som bokar möten med tjänsteleverantörer. Den här typen av arbetsflöde lämpar sig dåligt för en vanlig kalenderplugin, så det är trevligt och härligt att se att även denna mall får lite uppmärksamhet.

Alla plugins som erbjuder zoomintegration kräver anslutning till en Zoom-applikation som skapats från Zooma marknadsplats. Beroende på vilken typ av integration plugin-programmet kräver, skapar appen en eller två nycklar som måste kopieras till inställningarna för Bookly-plugin-program.

Efteråt ger Bookly en token för att infoga zoomlänken i valfri vy beställnings skapad. Detta möjliggör den största flexibiliteten för integritet. Länken kan visas efter att besökaren har lagt upp ett möte eller skickat en e-postbekräftelse.

Upptäck Hur du enkelt döljer widget-titel i WordPress

När tjänsteleverantören tittar på mötena har de en knapp för att starta Zoom-sessionen i instrumentpanelen, vilket gör arbetsflödet sömlöst.

Tyvärr, liksom Wordpress plugin Händelsekalender, Booklys zoomintegration är inte en tvåvägsgata. Ändringar från Zoom eller Bookly kan leda till trasiga möten.

Bookly stöder inte tidszoner. Det varnar inte heller besökare när de visar schemat från en annan tidszon än tjänsteleverantören. Detta kan lätt leda till missade möten på grund av schemaläggningsfel.

Ladda ner | demo | webbhotell

Vilket plugin passar mig?

Om du redan är investerad i ekosystemet plugin Händelsekalender, virtuell händelsehantering är en värdig uppgradering. Zoomintegrationen automatiserar skapandet av mötes-URL: er, och dess flexibla tidszoner gör det lättare för avlägsna deltagare.

Om du främst litar på sökmotorer för att upptäcka händelser, har Modern Event Calendar den bästa SEO-integrationen för att meddela dina deltagare att händelser har flyttats.

Bland plugins som riktar sig till servicebokningar från bokning, Bookly ligger före gänget med ett sömlöst end-to-end-arbetsflöde för onlineevenemang i din lokala tidszon.

Om du vill ge den bästa upplevelsen till deltagare, värdar och arrangörer online och hybrid, är EventAgent.ai vägen att gå. Dess inbyggda automatiserade marknadsföringsverktyg är en extra bonus.

När världen långsamt öppnar sig för möten ansikte mot ansikte kan vi vara i en längre period av online- och hybridhändelser. Många organisationer har fått nya kunder och utökat sin räckvidd bortom lokala samhällen.

Att förlora dessa nya kunder när de återvänder till ansikte mot ansikte-tjänster är ett alternativ som många vill undvika, vilket kräver en långsiktig strategi. Plugins i den här artikeln utgör en viktig del av denna strategi.

Rekommenderade resurser

Ta reda på om andra rekommenderade resurser som hjälper dig att bygga och hantera din webbplats.

Slutsats

Här! Det är det för den här artikeln som låter dig förstå varför och hur man organiserar virtuella händelser på WordPress. Om du har commentaires eller förslag, tveka inte att erbjuda dem.

Du kan dock också konsultera våra resurser, om du behöver fler element för att genomföra dina projekt för att skapa webbplatser, genom att konsultera vår guide om WordPress blogg skapande eller den på Divi: det bästa WordPress-temet genom tiderna.

Om du gillade den här artikeln, ntveka inte att dela på dina favorit sociala nätverk.

Varför och hur man organiserar virtuella evenemang i WordPress